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 Der Wandel von Informationsorganisation in SharePoint Intranets

​Häufig sehe ich als Berater in meinen SharePoint Projekten Informationsarchitekturen, die versuchen, die hierarchische Organisation eines Unternehmens abzubilden. Die Umsetzung erfolgt dabei oft vertikal innerhalb einer SiteCollection und vielen, beliebig verschachtelten Subsites.

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Komplexe Seitenstrukturen als historisch gewachsene Ursache

Dies liegt unter anderem daran, dass die Navigation von SharePoint nur innerhalb einer SiteCollection in der Lage ist, Hierarchien vernünftig abzubilden. Auch die Berechtigungsvererbung von SharePoint funktioniert nur innerhalb der Grenzen von SiteCollections und wird gerne zentral durch die IT verwaltet. Technisch skaliert SharePoint allerdings am besten auf Ebene von SiteCollections, weswegen die dringende Empfehlung lautet, statt einer SiteCollection mit vielen Untersites mehrere SiteCollections zu verwenden. Dies erleichtert langfristig ebenfalls das Sichern, Wiederherstellen sowie Archivieren von Informationscontainern.

Neue Möglichkeiten - Horizontale Informationsorganisation in MS SharePoint 

Nach meiner Meinung wird es mit jeder Version von SharePoint weniger notwendig, einen klassischen vertikalen Ansatz zu verfolgen. Durch neue Technologien wie Shredded Storage werden Speicherprobleme durch redundante Daten reduziert. Funktionen wie Share erlauben es Teams, Berechtigungen einfach und unkompliziert ihren Bedürfnissen anzupassen und sind durch ein entsprechendes Gouvernance- und Schulungskonzept trotzdem mit den Sicherheitsvorgaben von Unternehmen vereinbar. Die mächtige Suche von SharePoint 2013 und Delve erlauben es auch ohne eine Navigation, schnell und einfach den für den jeweiligen Mitarbeiter relevanten Inhalt über verschiedene Quellen in SharePoint und darüber hinaus zu finden.

Somit ist es inzwischen ohne Einschränkungen möglich, einen horizontalen Ansatz umzusetzen, welcher Inhalt durch eine Suche konsolidiert.

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Da die Informationscontainer nicht hierarchisch aufgebaut sind, kann schnell auf Restrukturierungen in Unternehmen reagiert sowie flexibel Arbeitsräume für Teams geschaffen werden. Dieses Model lässt sich ebenfalls gut mit der verbreiteten Arbeitsweise von Unternehmen vereinbaren, welche nicht ausschließlich in Abteilungen, sondern übergreifend durch die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens hinweg stattfindet und somit einen hohen Bedarf an Arbeitsräumen erzeugt, die nicht einer Organisationsstruktur folgen. Zusätzlich ebnet es den Weg für mögliche hybride Szenarien mit externen Schnittstellen wie Kunden und Dienstleistern.

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